گام‌بندی اهداف؛ بر اساس نظریات دیوید آلن

فلسفه و روش GTD

شیوه سامان دادن کارها (GTD: Getting Things Done) عنوان کتابی است از دیوید آلن که به شما کمک می‌کند تا کارها و پروژه‌های خود را با استرس کمتر و بهره‌وری بیشتر انجام دهید. این کارها می‌تواند شامل کارهای روزمره‌ مانند خرید ها یا کارهای مهم‌تری چون تنظیم یک برنامه درسی باشد.
فلسفه و روش GTD که این کتاب بر مبنای آن نگارش شده است، شما را وادار به تعریف یک هدف واضح می‌کند و از شما می‌خواهد مدام از خودتان این سؤال را بپرسید: قدم بعدی که می‌توانم در جهت نزدیک شدن به هدفم بردارم دقیقاً چیست؟
آلن معتقد است که بهترین روش برای انجام هر کاری این است که به اندازه‌ای آن را کوچک کنیم که بتوانیم در زمانی کوتاه انجامش دهیم. این رویکردِ گام به گام کمک می‌کند تا کمبود وقت و نبود انگیزه مانعی برای انجام کارهایتان نشود و در نتیجه بتوانید در طول زندگی خود بدون استرس به همه اهدافتان برسید.
روش GTD با ارائه راهکارهای ساده‌ای مثل تفکر درباره نتیجه و مشخص کردن قدم‌های بعدی، به شما کمک می‌کند تا وظایف و پروژه‌های مختلف بزرگ و کوچک را به انجام برسانید.
در زندگی قرن بیست و یکم، اغلب افراد همواره با حجم زیادی از وظایف و کارهای گوناگون مواجه هستند. به نظر می‌رسد که فهرستی بلندبالا از وظایف وجود دارد که هیچگاه پایان نمی‌یابد و دائماً وظیفه جدیدی به آن اضافه می‌شود. به همین خاطر، برای رسیدن به موفقیت در چنین شرایطی، باید یاد بگیرید که چگونه به بهترین نحو کارهایتان را سازمان‌دهی کنید.
یک روز معمولی را تصور کنید. احتمالاً تا به حال در شرایطی مشابه این قرار گرفته‌اید:
در حال تنظیم برنامه مطالعتان برای هفته آینده هستید که ناگهان پیامی از طرف همکلاسیتان دریافت میکنید: سه شنبه آینده امتحان ریاضی داریم. پس از آن مادرتان شما را صدا میزند و میگوید که فرداشب باید به جشن تولد پسرخاله 4 سالتان بروید. در همین حین دوستتان تماس میگیرد و شما را به بازی فوتبال که یکشنبه برگزار میشود دعوت میکند.
در چنین موقعیتی، احتمالاً شما نیز مانند بسیاری از مردم از مغز خود به عنوان یک انباری استفاده می‌کنید و همه این اطلاعات را در آن ذخیره می‌کنید تا مبادا کاری را از قلم بیندازید.
شما به اشتباه از مغزتان به عنوان یک کارت حافظه استفاده می‌کنید و تمام اطلاعات دریافتی خود را درون آن ذخیره می‌کنید. در حالی که مغز شما ابزاری برای تفکر است، نه یک انباری برای ذخیره اطلاعات!
زمانی که مغزتان را با اطلاعات گوناگون پر میکنید از توانایی آن در زمینه تفکر، تمرکز و ایده پردازی میکاهید. شما دائماً در تلاش هستید که اطلاعات مربوط به برنامه مطالعاتی عقب‌مانده، قرارهای ملاقات و سایر کارهای ریز و درشت خود را در مغزتان نگه دارید و در نتیجه، توانایی تمرکز بر کار اصلی خود را از دست می‌دهید.
برای این‌که بتوانید با بیشترین اثربخشی ممکن کار کنید، نباید اجازه دهید ذهن‌تان با اطلاعات غیر مرتبط با کاری که در دست دارید درگیر شود. اگر زمانی که مشغول انجام یک کار هستید، به مسائل دیگر نیز فکر کنید، مغزتان به طور ناخودآگاه تلاش می‌کند که برای آن‌ها نیز راه حلی پیدا کند و در نتیجه تمرکزتان تا حد قابل توجهی کاهش می‌یابد. به‌طور کلی، برای انجام موثر کارها، باید هر قدم را در زمان خودش بردارید. از ۱۰۰ درصد تمرکز مغز خود برای کاری که در دست دارید، استفاده کنید.

صندوقچه وظایف

در یک جهان آرمانی و ایده‌آل، شما میتوانستید در هر لحظه دقیقا بر روی آن کار بخصوصی که مشغول انجام آن هستید، تمرکز کنید. اما ما میدانیم که در واقعیت چنین چیزی ناممکن است.
در دنیای واقعی، ذهن شما نمی‌تواند روی کاری که مشغول انجامش هستید تمرکز کند، زیرا هیچگاه فکر کارهای دیگری که باید انجام دهید راحت‌تان نمی‌گذارد. فکرهای گوناگون دائماً به سراغ‌تان می‌آیند و به شما یادآوری می‌کنند که «باید بعد از مطالعه ریاضی، برنامه عقب مانده زیست‌شناسیتان را کامل کنید.» یا «باید به ملاقات دوستتان بروید»!
برای آن‌که مغزتان بتواند بهترین عملکرد را در زمان انجام یک کار داشته باشد، لازم است که از اطلاعات اضافی مربوط به کارهای دیگر خالی باشد. این موضوع به مغز کمک می‌کند که با ۱۰۰ درصد توان خود روی انجام آن کار تمرکز کند. برای تحقق این امر، می‌توانید از صندوقچه وظایف استفاده کنید.
صندوقچه وظایف محلی خارج از مغز شماست که می‌توانید آن را از هر نوع اطلاعات یا ایده‌ای که باعث حواس‌پرتی شما می‌شود، پر کنید. با وجود چنین صندوقچه ای، زمانی که برای آن کارها وقت داشته باشید، دقیقاً می‌دانید آن‌ها را کجا می‌توانید پیدا کنید. هم‌چنین، تمرکزتان روی کاری که مشغول انجامش هستید حفظ می‌شود.
برای مثال، فرض کنید که در حال تکمیل برنامه فیزیک‌تان هستید و ناگهان به خاطر می آورید که باید فیلم آموزشی مربوط به شیمی را تماشا کنید. همان لحظه آن را روی یک برگه بنویسید و بعد بر روی کارتان تمرکز کنید، یا اگر کسی برای شما پیامکی ارسال میکند، آن را حین کارتان نخوانید و پس از اتمام مطالعه به آن بپردازید.
با کمک صندوقچه وظایف، هیچکدام از کارهایتان از قلم نمی افتید و میتوانید با خیال راحت از اینکه آن را فراموش نخواهید کرد، به ادامه کارتان بپردازید. صندوقچه وظایف شما می‌تواند انواع و اشکال مختلفی داشته باشد: دفترچه یادداشت، فهرستی در کامپیوتر یا حتی جعبه‌ای واقعی که بتوانید در آن اشیا و کاغذها را قرار دهید. حتی می‌توانید از ترکیبی از این‌ها استفاده کنید. به یاد داشته باشید که صندوقچه وظایف قرار است به شما کمک کند تا کارهایتان را سامان دهید. پس از چیزی استفاده کنید که اوضاع را پیچیده‌تر از قبل نکند. حتماً صندوقچه وظایفتان را دم دست قرار دهید تا در صورت نیاز، به راحتی بتوانید به اطلاعات آن دسترسی داشته باشید.

صندوقچه وظایف، ذهن شما را آزاد می‌کند تا بتوانید در هر لحظه کاملاً بر روی کارتان تمرکز کنید و مطمئن باشید که هیچ اطلاعات مهمی را از دست نمی‌دهید. با این حال، این صندوقچه، تنها زمانی موثر است که محتویات آن به‌طور منظم و پیوسته تمیز و مرتب شود.
اگر صندوقچه شما به‌روز نباشد، قابل‌ اتکا نیست. در نتیجه، ذهن شما نیز نسبت به آن‌ بی‌اعتماد می‌شود. اگر این اتفاق رخ دهد، مسائل حل‌نشده و کارهای انجام‌نشده دوباره ضمیر ناخودآگاه شما را منحرف می‌کند. برای مثال، ذهن‌تان از شما می‌‏پرسد: «مطمئنی که نباید الان به فیلم آموزشی شیمی بپردازی تا فراموشش نکنی؟»
برای پرهیز از عدم اعتماد مغز به صندوقچه وظایف، باید عادت کنید که هفته‌ای یک بار به‌ طور کامل آن را خالی کنید. البته این به‌ این معنا نیست که شما باید همه کارهای داخل صندوقچه را به یک‌باره انجام دهید. تنها کافی است که آن را به‌دقت بررسی نمایید و کارها را اولویت‌بندی کنید.

نکات زیر را درباره مرتب کردن سبد کارها مد نظر قرار دهید:
1) اگر در فرآینـد مرتـب کردن به چیـزی بی‌اهمیـت برخـورد کردیـد، به‌ سرعت آن را از فهرست حذف کنید.
2) اگر می‌توانید کاری را خیلی سریع (یعنی در دو دقیقه یا کمتر) انجام دهید، آن را همان لحظه انجام دهید و به زمان دیگری موکول نکنید. کارهایی مثل پرداخت قبوض با استفاده از تلفن همراه.
3) اگر اطلاعات مهمی وجود دارد، آن را در جایی که باید باشد، بایگانی کنید.
4) اگر قرار ملاقات، پروژه یا کار خاصی وجود دارد، آن را به فهرست مناسبش منتقل کنید. در ادامه انواع فهرست ها را توضیح خواهم داد.

دسته‌بندی کارها

هنگامی که تمام چیزهایی را که حواس شما را پرت می‌کنند و از تمرکزتان می‌کاهند، در صندوقچه وظایف قرار می‌دهید، خیالتان راحت است که آن‌ها در محلی امن قرار دارند و در آینده می‌توانید به آن‌ها رجوع کنید. زمانی که از این تکنیک استفاده میکنید، نیازی نیست که همان موقع آن‌ها را دسته‌بندی کنید و در محل خاصی بگذارید.
هنگامی که ...